payroll software ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาก็ได้กลายมาเป็นตัวเลือกลำดับแรกๆของ HR แต่การเลือก payroll software ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย ที่สามารถตัดสินใจได้ทันทีเพียงแค่ดูราคา เพราะปัจจุบันมีโซลูชันมากมายในตลาดขณะนี้ ฟีเจอร์เกี่ยวกับเงินเดือนที่มีมาให้ก็มีทั้งที่จำเป็นและไม่จำเป็น ชวนให้ผู้ใช้บริการสับสนมากๆ สิ่งสำคัญคือทาง HR ผู้ใช้งานต้องรู้ว่าฟีเจอร์ใดบ้างที่ช่วยและรองรับการเติบโตของบริษัท ลองมาดูกันดีกว่าว่าจะเลือก payroll software สักตัวมีเรื่องอะไรที่คุณจะต้องคิดถึงบ้าง
Payroll automation
ฟีเจอร์ที่สำคัญสำหรับ payroll ก็คือการคำนวณเงินเดือนนั่นเอง อาจจะฟังแล้วดูกำปั้นทุบดินไปบ้าง แต่ระบบ payroll software ที่ดีนั้น ควรที่จะคำนวณเงินเดือนได้บนระบบเองเลย โดยที่ระบบสามารถเรียกข้อมูลที่จำเป็นจากฟีเจอร์อื่นๆมาใช้ในการคำนวณ โดยที่ไม่จำเป็นต้อง export ข้อมูลต่างๆแล้วไปใส่สูตรคำนวณเพื่อคำนวณเงินเดือนต่อใน excel ดังนั้นแล้วเมื่อต้องเลือกระบบ payroll อย่าลืมจุดมุ่งหมายหลักที่เราต้องการและไขว้เขวไปกับฟีเจอร์ที่เป็นส่วนเสริม นอกจากนั้นแล้วการตั้งค่าในการคำนวณเงินเดือนก็ควรที่จะยืดหยุ่นและตั้งค่าได้ไม่ยุ่งยากด้วย
Time attendance tracking
แน่นอนว่าการบันทึกเวลาเข้าออกงานก็เป็นอีกฟีเจอร์มาตรฐานที่มาพร้อมกับโปรแกรม HR แทบทุกตัว แต่เรามีสิ่งที่อยากให้คุณพิจารณาเพิ่มเติมว่าการบันทึกเวลานั้นสามารถทำได้ผ่านช่องทางใดบ้าง เพราะหากไม่รองรับช่องทางที่คุณต้องการสุดท้ายแล้วจะไม่รองรับการเข้าออกงานอย่างแท้จริง ต้องกรอกเวลากันแบบแมนนวล อีกสิ่งหนึ่งที่คุณต้องให้ความสำคัญในเรื่องของ time attendance คือระบบนั้นมีความยืดหยุ่นในการตั้งค่านโยบายเข้าออกงานของคุณมากน้อยเพียงใด สามารถเซ็ตค่า flex hour ได้ไหม เซ็ตกะเวลาทำงานในรูปแบบต่างๆที่หลากหลายได้หรือเปล่า อย่าลืมมองส่วนย่อยต่างๆดังที่ได้กล่าวมาประกอบ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องปวดหัวในภายหลัง
OT management
การจัดการเรื่องของโอทีก็เป็นอีกส่วนหนึ่งที่ต้องให้ความสำคัญไม่แพ้กัน เพราะว่าหากไม่สามารถจัดการในส่วน OT ได้แล้วก็คงจะเป็น payroll software ที่เรียกว่าสมบูรณ์พร้อมใช้งานไม่ได้ ดังนั้นแล้วระบบควรที่จะเปิดให้พนักงานสามารถทำการขอโอทีได้เลย เพื่อให้การคำนวณทุกอย่างเป็นไปได้อย่างต่อเนื่อง ข้อมูลเชื่อมโยงกัน
ภาษีและรายหักต่างๆ
ในฐานะของฝ่ายบุคคลที่จัดการด้านเงินเดือนแล้ว สิ่งที่คุณไม่อยากให้เกิดขึ้นก็คงเป็นเงินเดือนถูกคำนวณผิดจากความผิดพลาดพื้นฐานอย่างการลืมเรื่องของภาษีหรือรายหักต่างๆที่เกิดขึ้น เพราะนอกจากจะทำให้คุณต้องยุ่งยากในการแก้ไขข้อผิดพลาดแล้ว ยังทำให้พนักงานสูญเสียความเชื่อมั่นในตัวบริษัทอีกด้วย ดังนั้นแล้ว payroll software ที่ดีนั้นควรจะรองรับในเรื่องของภาษีและรายหักต่างๆอย่างละเอียด หากฟีเจอร์ไม่ครอบคลุมมากพอ สุดท้ายแล้วความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนก็จะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่เรื่อยๆอย่างแน่นอน
E-pay slip
payroll software ที่รองรับการเติบโตอย่างแท้จริงนั้น ควรที่จะมีในส่วนของการส่งสลิปเงินเดือนผ่านทางออนไลน์ได้ด้วย การที่ระบบรองรับตั้งแต่แรกนั้นมีข้อดีต่อทางบริษัทมากๆ เพราะนอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายของการทำสลิปกระดาษคาร์บอนแล้ว ยังดีกว่าการเปลี่ยนมาใช้การส่งแบบออนไลน์ทีหลังซึ่งจะมีความยุ่งยากมากกว่าเริ่มต้นใช้งาน
Cloud-based HR
หากโปรแกรม payroll นั้นรองรับในทุกฟีเจอร์เหมือนกันหมดแล้วล่ะก็ เราขอแนะนำให้คุณเลือกโปรแกรมที่รองรับการใช้งานบน cloud ซึ่งจะช่วยให้คุณคำนวณเงินเดือนได้อย่างง่ายดาย ข้อมูลทุกอย่างที่ HR เข้าถึงได้เป็นชุดเดียวกันทั้งหมด ทำให้มั่นใจได้ว่าเมื่อมีการคำนวณเงินเดือนนั้นข้อมูลทุกอย่างที่จำเป็นจะอยู่ครบถ้วน นอกจากนี้แล้วระบบที่อยู่บนคลาวด์ยังทำให้เรามั่นใจในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลเงินเดือนที่จะไม่มีใครเข้าถึงได้ง่ายอีกด้วย
สรุป
แม้ว่า payroll software นั้นจะเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวก เพิ่มประสิทธิภาพ รวมถึงลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน แต่สุดท้ายแล้วก็ขึ้นอยู่กับว่าตอนที่เราเลือกซอฟต์แวร์ได้ดูในรายละเอียดปลีกย่อยต่างๆของฟีเจอร์ดีเพียงพอหรือไม่ เพราะ payroll เป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนและมีค่าต่างๆที่ส่งผลกระทบ
ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog: www.myempeo.com/blog
Facebook: www.facebook.com/myempeo
Youtube: www.youtube.com/empeo