แนะนำ 4 ระบบลงเวลาเข้าออกของพนักงาน ที่โดนใจคนทำงานยุคใหม่

ในปัจจุบัน ระบบลงเวลาเข้าออกของพนักงาน มีหลากหลายวิธีให้เลือกใช้ หลาย ๆ องค์กรอาจจะเคยชินกับการส่งอีเมลหรือการตอกบัตรเพื่อลงเวลาเข้าออกงาน แต่ในยุคที่เทคโนโลยีถูกพัฒนาให้ก้าวหน้าขึ้นอย่างมากนั้น การลงเวลาแบบใหม่ ๆ ก็เกิดขึ้นตามมาด้วย ทำให้พนักงานสามารถลงเวลางานได้สะดวกสบายมากยิ่งขึ้น เพิ่มขีดความสามารถให้ลงเวลาได้แม่นยำ สามารถทำได้ในระยะไกล ลงเวลาได้แบบไร้การสัมผัส อีกทั้งองค์กรเองก็สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ Real-time ซึ่งตอบโจทย์รูปแบบการทำงานในยุคใหม่ที่คนระวังตัวกันมากขึ้นหลังจากเกิดโรคระบาดโควิด-19 อีกทั้งหลาย ๆ บริษัท ก็ปรับตัวให้มีการทำงานแบบ Work from anywhere ได้ และถ้าคุณอยากให้องค์กรมีวิธีการบันทึกเวลางานที่ทันสมัย อำนวยความสะดวกให้พนักงานได้ดียิ่งขึ้นแบบนี้ ลองมาดูในบทความนี้กันว่าจะมีวิธีอะไรบ้าง

ระบบลงเวลาเข้าออกของพนักงาน สำคัญอย่างไร ทำไมถึงต้องมี?

การบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน มีความสำคัญกับองค์กรและพนักงานในหลาย ๆ ด้าน เช่น

• ใช้ในการคำนวณเงินเดือน: HR จะคำนวณเงินเดือนให้พนักงานจากประวัติการลงเวลาเข้า-ออกงานที่ผ่านมา ไม่ว่าจะเป็นรายเดือน หรือรายครึ่งเดือน โดยหากใครมาสายก็อาจจะถูกหักเงินตามที่บริษัทกำหนด หรือใครทำ OT ก็จะคำนวณเงินเพิ่มเข้าไป
• ใช้ในการประเมิณผลประจำปี: แน่นอนว่าแต่ละบริษัทจะมีการประเมิณประจำปี หรือครึ่งปี ซึ่งความตรงต่อเวลาก็ถือเป็นส่วนหนึ่งในความรับผิดชอบที่หัวหน้างานมักจะนำมาใช้ในการประเมิณด้วย
• ใช้ควบคุมการทำงาน: เมื่อบริษัทมีการกำหนดเวลาเข้า-ออกงานอย่างชัดเจน ช่วยให้คุณสามารถควบคุมพนักงานให้มาทำงานในเวลาพร้อมเพรียงกัน รวมถึงเลิกงานพร้อม ๆ กันได้
• ช่วยเรื่องความปลอดภัย: นอกจากนี้การบันทึกเวลาว่า ใคร เข้า-ออกจากที่ทำงานเวลาไหนบ้าง ช่วยตรวจสอบความปลอดภัยทั้งต่อองค์กรและตัวพนักงานเองด้วย

แนะนำ 4 ระบบลงเวลาเข้าออกของพนักงาน ตอบโจทย์พนักงานยุคใหม่ แปลงโฉมเป็นองค์กรสุดทันสมัย

ลงเวลาโดยใช้เครื่องสแกน

เครื่องสแกนนั้นจะมีหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่เครื่องสแกนลายนิ้วมือ สแกนใบหน้า สแกนฝ่ามือ สแกนบัตรพนักงาน ข้อดีของเครื่องสแกนประเภทต่าง ๆ ก็คือจะช่วยเพิ่มความสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้นเมื่อเทียบกับการตอกบัตร อีกทั้งเครื่องสแกนมักจะเชื่อมต่อกับ Access Control องค์กรก็จะสามารถตรวจสอบตัวตนได้ว่าใครเข้า-ออกออฟฟิศตอนไหนบ้าง ช่วยเพิ่มความปลอดภัยได้อีกด้วย นอกจากนี้ถ้าจะให้ดีควรเลือกเครื่องสแกนตัวที่สามารถตรวจสอบข้อมูลได้แบบ Real-time และเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ได้ เช่น เชื่อมต่อกับระบบ HRM ที่เก็บประวัติว่าพนักงานแต่ละคนลงเวลาเข้าออกงานเวลาไหน บันทึกประวัติการขาด ลา มาสาย ซึ่งจะสามารถช่วยลดงานของ HR ที่ต้องทำ Payroll ไปได้อย่างมาก

ลงเวลาโดยใช้สัญญาณ GPS

การบันทึกเวลางานด้วยสัญญาณ GPS จะเป็นการลงเวลาผ่านมือถือ โดยเป็นการจับสัญญาณ GPS ในตำแหน่งที่พนักงานกำลังอยู่นั่นเอง ถือเป็นอีกหนึ่งวิธีที่หลาย ๆ องค์กรนำมาใช้หลังจากเกิดการแพร่ระบาดของโควิด-19 ที่ต้องการลดการสัมผัสอุปกรณ์ต่าง ๆ ร่วมกัน อย่างเช่น การสแกนนิ้วหรือสแกนฝ่ามือ หรือถ้าหากมีการ Work from home หรือมีการออกไปทำงานนอกสถานที่ การลงเวลางานเข้าออกงานด้วยวิธีนี้ก็จะสามารถอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานได้อย่างมาก อีกทั้งองค์กรก็จะสามารถตรวจสอบได้ด้วยว่าพนักงานอยู่ในจุดหมายจริงหรือไม่ นับเป็นวิธีที่ตอบโจทย์กับรูปแบบการทำงานที่มีความหลากหลายมากขึ้นในปัจจุบัน สามารถลงเวลาได้ทุกที่ทุกเวลา แต่วิธีนี้ก็ยังมีข้อเสียอยู่ก็คือ หากพนักงานอยู่ในสถานที่ปิดอย่างอาคาร ห้างสรรพสินค้า ซึ่งอาจจะไม่มีสัญญาณ GPS ก็จะไม่สามารถลงเวลางานได้

ลงเวลาโดยใช้ Beacon

การใช้เครื่อง Beacon จะเป็นการลงเวลาเข้าออกงานด้วยสัญญาณ Bluetooth ผ่านมือถือ ซึ่งส่วนใหญ่ตัวเครื่องจะสามารถส่งสัญญาณออกไปได้ไกลประมาณ 10-70 เมตร ดังนั้นในการลงเวลางาน พนักงานจะต้องเข้ามาอยู่ในระยะของสัญญาณก่อนจึงจะสามารถลงเวลางานได้สำเร็จ การใช้เครื่องบีคอนในองค์กรจึงเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายให้กับพนักงานอย่างดี เช่น หากพนักงานยังอยู่ชั้นล่างในรัศมีที่เครื่องสามารถส่งสัญญาณออกไปได้ ก็จะสามารถลงเวลางานได้ทันที อีกทั้งยังสามารถกลบจุดอ่อนในพื้นที่ที่ไม่มีสัญญาณ GPS ในอาคารปิดได้ ตอบโจทย์องค์กรที่อยู่ในอาคาร หรือในพื้นที่ของห้างได้

ลงเวลาโดยใช้สัญญาณ Wi-Fi

การลงเวลาแบบใช้สัญญาณ Wi-Fi ก็จะมีวิธีการคล้าย ๆ กับการลงเวลาด้วยการจับสัญญาณ GPS และการใช้เครื่องบีคอน โดยพนักงานจะต้องมีมือถือเพื่อเชื่อมต่อ Wi-Fi ที่องค์กรกำหนด จากนั้นระบบจะตรวจจับการเข้าหรือออกจากเครือข่าย Wi-Fi เพื่อบันทึกเวลาเข้า-ออกงานนั่นเอง นอกจากนี้องค์กรก็สามารถกำหนดระยะการส่งสัญญาณได้ด้วยว่าอยากให้พนักงานเข้ามาบันทึกเวลางานในระยะไหน ซึ่งการบันทึกเวลางานด้วยวิธีนี้ช่วยเพิ่มความสะดวก และรวมเร็วในการบันทึกเวลา แถมยังมีความแม่นยำมากกว่าสัญญาณ GPS อีกทั้งยังป้องกันการโกง หรือการลงเวลาแทนกันได้อีกด้วย

สรุป

ระบบลงเวลาเข้าออกของพนักงาน มีหลากหลายวิธีที่ถูกพัฒนาขึ้นมาให้ตอบโจทย์รูปแบบการทำงานในยุคใหม่ที่มีความหลากหลาย มีทั้งการทำงานในออฟฟิศ ทำงานแบบ Remote ทำงานแบบเปลี่ยนที่ตามสาขา รวมทั้งพนักงานเองก็อยากมีวิธีการบันทึกเวลาที่สะดวกรวดเร็ว ทันสมัย ดังนั้นการใช้วิธีบันทึกเวลาทั้ง 4 วิธีที่เราคัดมาแนะนำคุณผู้อ่านทุกท่าน จะสามารถช่วยตอบโจทย์ความต้องการได้อย่างมาก และถ้าจะให้การบันทึกเวลางานมีประสิทธิภาพมากที่สุด เราแนะนำว่าควรมีระบบ HRM ที่ช่วยบันทึกประวัติการเข้าออกงานและสามารถทำ Payroll อัตโนมัติได้ในตัว ซึ่งจะช่วยลดงานของ HR ที่ยุ่งยากอย่างการคำนวณเงินเดือนแบบ Manual รวมทั้ง HR ก็มีเวลาไปทำงานที่สำคัญ ๆ ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ