Flex time ก็กลายมาเป็นคำที่คนทำงานแทบทุกคนน่าจะรู้จักกันดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงปีที่ผ่านมาที่ Covid-19 ส่งผลกระทบอย่างมากกับการเข้างานต่างๆ บริษัทต่างก็ต้องพากันปรับตัวในเรื่องของเวลาทำงาน มีการใช้ระบบการทำงานนอกสถานที่ นั่นเองทำให้ flex time กลายมาเป็นเรื่องปกติ และเป็นสิ่งที่น่าจะอยู่กับการทำงานไปอีกนานเลยทีเดียว
สำหรับการทำงานแบบ flex time เองนั้น ก็จะตรงตามชื่อเลยที่เวลาการทำงานจะเป็นแบบยืดหยุ่น พนักงานคนหนึ่งอาจจะทำงานในช่วงเวลาที่เร็วกว่าคนอื่น ในขณะที่พนักงานอีกคนอาจจะเริ่มงานในเวลาที่สายกว่าและทำงานไปจนถึงดึกๆ จะเห็นได้เลยว่าการที่ทุกคนในทีมนั้นมีการเริ่มงานที่เวลาแตกต่างกันแล้ว ทำให้เกิดสภาวะการทำงานที่หลายๆคนเริ่มตระหนักกันในระหว่าง wfh คือการทำงานแบบทั้งวันไม่มีเวลาหยุดพักผ่อน สาเหตุหลักๆก็มาจากการที่คุณจะได้รับข้อความและอีเมลต่างๆจากคนในบริษัท คนในทีมที่เริ่มงานในเวลาที่แตกต่างกัน
แน่นอนว่าสำหรับอุตสาหกรรมที่มีการแข่งขันสูงมากๆแล้วนั้นการที่มีคนทำงานในเวลาที่แตกต่างกันแล้วย่อมเป็นเรื่องที่ดีมากๆ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่ามันเป็นเรื่องที่จำเป็นสำหรับทุกๆอุตสาหกรรม และเมื่อใดก็ตามที่บริษัทคุณเริ่มวงจรการทำงานแบบ flex time จนเกิดสภาวะต้อง active อยู่ตลอดเวลา สุดท้ายมันจะเป็นการยากมากๆที่จะกลับไปใช้ระบบการทำงานแบบเดิม และแน่นอนว่าอย่างที่เรารู้กันดี สภาวะที่พนักงานในบริษัทคุณต้องเครียดกับการทำงานตลอดเวลานั้นไม่ดีในระยะยาวแน่ๆ
บริษัทต่างๆในช่วงของการทำงานแบบ remote เองนั้นก็มีการพึ่งพาเทคโนโลยีต่างๆมากขึ้น เช่น Microsoft teams, LINE, Slack และอื่นๆ ดังนั้นแล้วเพื่อป้องกันการเกิดปัญหาจนพนักงานรู้สึกว่าต้องทำงานตลอดเวลา การสนับสนุนให้พนักงานตั้ง status เป็น “Do not disturb” ก็จะช่วยได้มาก และหากเรื่องไหนเป็นเรื่องที่สำคัญมากๆจริงๆก็ให้ใช้วิธีการโทรแทน ซึ่งจะทำให้ทุกอย่างที่เราต้องการความช่วยเหลือต้องคิดมากกว่าเดิมมากขึ้น ส่งผลให้แทนที่สุดท้ายจะโทรปรึกษา เราอาจจะคิดได้ว่าบางที issues นี้อาจจะสามารถรอจนถึงพรุ่งนี้ได้เช่นกัน ลองมาดูวิธีการที่จะช่วยให้การทำงานแบบ flex time ทำได้ดีกว่าเดิม
ทำให้ชัดเจนกับทุกคน
ระดับบริหารสามารถที่จะช่วยทำให้การทำงานแบบ flex time เป็นสิ่งที่ขึ้นได้โดยการส่งสาส์นให้กับทุกคนในบริษัทเข้าใจตรงกัน โดยการกำหนดข้อความให้ชัดเจน เช่น “ทางทีมผู้บริหารเชื่อว่าเวลาพักผ่อนก็เป็นสิ่งจำเป็นไม่แพ้กัน ดังนั้นแล้วแม้ว่าจะเป็นการทำงานแบบ flex time เราอยากให้ทุกคนกำหนดเวลาทำงาน xx ชั่วโมงต่ออาทิตย์ก็เพียงพอ และแม้ว่าบางครั้งอาจจะด้วยหน้าที่ ที่จำเป็นต้องทำงานนอกเวลา แต่เราก็อยากจะให้คุณ balance เวลาทำงานกับเวลาส่วนตัวให้ดีที่สุด” ด้วยข้อความที่เน้นย้ำและส่งเสริมในเรื่องของ off time อย่างจริงใจจากทีมระดับบริหารก็จะช่วยลดภาวะการทำงานแบบ over work ไปได้
กำหนดแนวทางของช่องทางการสื่อสาร
แนวทางในการสื่อสารและช่องทางต่างๆเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากในการทำงานแบบ flex time ซึ่งหากคุณปล่อยให้ทุกอย่างขึ้นอยู่กับวิจารณญาณของพนักงานแล้วล่ะก็ รับรองได้ว่าการสื่อสารต่างๆจะไม่มีมาตรฐานอย่างแน่นอน ยกตัวอย่างเช่น อีเมล ไม่ควรจะเป็นช่องทางการสื่อสารสำหรับงานที่เร่งด่วน เพราะโดยปกติแล้วการมอนิเตอร์ข้อความที่เข้ามาแล้วตอบทันทีเลยเป็นไปได้ยากมากๆ การทำเช่นนี้จะทำให้เกิดความเครียดในการทำงานขึ้นมาก และหากคุณพยายามทำให้การติดต่อผ่านอีเมลเป็นเรื่องสำคัญ ทุกคนต้องตอบทันทีในกรอบเวลาเท่าไร เมื่อนั้นแล้วก็จะเกิดสภาวะที่เรียกว่าต้องทำงานตลอดทั้งวันอยู่ดี ดังนั้นแล้วการเลือกใช้ช่องทางการสื่อสารที่ถูกต้องก็เป็นสิ่งจำเป็น เช่นในกรณีของเคสเร่งด่วนให้ใช้วิธีการโทรหาแทน และเมื่อคุณกำหนดนโยบายต่างๆไว้เรียบร้อยแล้วก็ควรทำให้มั่นใจด้วยว่าเมื่อไม่มี flex hour แล้วก็จะใช้แนวทางของการสื่อสารแบบนี้ไปอย่างต่อเนื่องด้วยเช่นกัน
อย่าลืมชมเชยตัวอย่างที่ดี
เมื่อมีพนักงานหรือหัวหน้างานที่ปฏิบัติได้อย่างถูกต้องตามแนวทางที่เรากำหนดไว้สำหรับ flex time อย่าลืมที่จะหยิบยกเคสของพวกเขาเหล่านั้นขึ้นมาเป็นตัวอย่าง เพื่อที่ทุกคนจะได้ตระหนักถึงแนวทางที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตามบ่อยครั้งที่การชมเชยนั้นอาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดแทน เช่นหากผู้บริหารกล่าว ชมเชยคนที่อยู่ทำงานดึกบ่อยๆอยู่เป็นประจำ ทั้งที่มีนโยบายในการให้ทำงาน โดยที่จำนวนรวมของชั่วโมงการทำงาน หากเป็นแบบนี้แล้วก็จะเป็นการส่งสัญญาณผิดๆให้กับพนักงานแทน
ในโลกยุคใหม่ที่การทำงานอาจจะไม่ได้เจอหน้ากันบ่อยๆแล้ว การทำให้ทุกคนในบริษัทเกิดความเข้าใจในแนวทางของการทำงานแบบ flex time จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมาก หากคุณมีการให้พนักงานทำงานในรูปแบบนี้แล้ว แต่ยังไม่มีการวางนโยบายและกำหนดสิ่งต่างๆที่เราได้กล่าวมา ก็อาจจะถึงเวลาที่ต้องลองกลับมาทบทวนดูเพื่อผลประโยชน์ระยะยาวของทั้งองค์กรและพนักงาน
ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆ เกี่ยวกับ HR และการพัฒนาองค์กรได้ที่
Blog: www.myempeo.com/blog
Facebook: www.facebook.com/myempeo
Youtube: www.youtube.com/empeo