จัดเต็มไกด์ประเมินพนักงานแบบมืออาชีพ

การประเมินพนักงานนั้นเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมากๆในกระบวนการทำงาน แต่เชื่อหรือไม่ในหลายๆองค์กรกลับไม่ใส่ใจในโปรเซสของการออกแบบการประเมินพนักงานเท่าที่ควร และโดยมากมักจะเป็นแค่การประเมินประจำปีเพียงครั้งเดียว รูปแบบของการประเมินก็จะขึ้นอยู่กับองค์กรแตกต่างกันไป สุดท้ายแม้จะมีการพูดคุยกันอย่างเหน็ดเหนื่อยหลังการประเมิน เสียเวลาและพลังงานไปมากแต่ผลลัพธ์ที่ได้กลับไม่คุ้มค่าเอาเสียเลย

ทำไมการรีวิวประเมินพนักงานมักไม่ประสบความสำเร็จ?

การทำงานโดยไม่มีการรีวิวและการประเมินประสิทธิภาพพนักงานเลยนั้นย่อมเป็นสิ่งที่รับไม่ได้อย่างแน่นอน แต่อย่างไรก็ตามพูดกันตามจริง ระบบการประเมินในองค์กรจำนวนมาก ก็มักจะทำเพื่อวัดเพียงแค่ว่าพนักงานคนนี้เป็นอย่างไร ตกเกรดไหน จะปรับเงินเดือนเท่าไรดี ส่วนตัวพนักงานเองเมื่อถึงการรีวิวประจำปีนั้นก็มักจะให้ความร่วมมือแค่พอผ่านพ้นไปเท่านั้น สาเหตุที่การประเมินมักไม่ลุล่วงด้วยดีนั้นมักจะเกิดจาก

• จุดมุ่งหมาย – ขาดจุดมุ่งหมายหลักของการประเมิน คิดว่าเป็นการทำตามหน้าที่ของฝ่ายบุคคล ทำให้การออกแบบการประเมินไม่ตอบโจทย์อย่างแท้จริง
• ผู้ประเมิน – บ่อยครั้งผู้ประเมินมักมีอคติต่อคนถูกประเมินทำให้ไม่สะท้อนถึงภาพที่แท้จริง
• ความถี่ในการประเมิน - เนื่องจากความยุ่งยากจากการจัดทำการประเมิน ไม่มีระบบที่เข้ามาช่วย ทำให้มีการประเมินเพียงปีละครั้ง ซึ่งไม่ทำให้เห็นภาพรวมตลอดปี
• การติดตาม – เมื่อประเมินจบก็ไม่มีการแจ้งผลลัพธ์ให้กับพนักงาน ไม่มีการพูดคุยให้รายละเอียดในส่วนที่ต้องปรับปรุง
• การแปลผล – ขาดการรวบรวมผลลัพธ์และนำไปใช้วิเคราะห์ต่อ

จะประเมินพนักงานแบบมือโปรได้อย่างไร?

สุดท้ายแม้ว่าการประเมินจะมีปัญหาดังที่กล่าวมาแล้วก็ตาม แต่การประเมินก็ยังเป็นสิ่งที่จะช่วยให้คุณวัดผลประสิทธิภาพของพนักงานได้อยู่ดี เราจึงได้รวบรวมแนวที่จะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงรูปแบบการประเมินให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

1.กำหนดหลักเกณฑ์และบอกจุดมุ่งหมาย

การที่จะประเมินให้เกิดผลดีได้นั้น สิ่งสำคัญคือต้องได้รับความร่วมมือจากทุกฝ่าย ซึ่งจะเป็นเช่นนั้นได้ต้องเกิดจากการที่ทุกคนรับทราบถึงเกณฑ์ที่ใช้ในการประเมิน ทุกอย่างต้องมีมาตรฐานการให้คะแนนที่เหมาะสม และเท่าเทียมกัน นอกจากนี้แล้วการกำหนดเป้าหมายของการประเมินให้แน่ชัดและประกาศออกไป ก็จะช่วยให้ทุกคนเห็นภาพว่าการประเมินนี้ทำไปเพื่ออะไร จะช่วยส่งเสริมพวกเขาได้อย่างไร ไม่ใช่เพียงแค่ภาระหน้าที่ที่ต้องกรอกในแต่ละปี

2.ประเมินสองทางก็เป็นตัวเลือกที่ดี

บ่อยครั้งที่การประเมินพนักงานประจำปีนั้นจะเป็นไปในทิศทางเดียว นั่นคือหัวหน้าประเมินลูกน้องในสายบังคับบัญชา อย่างไรก็ดีวิธีนี้แม้ว่าจะประหยัดเวลาแต่ก็มีเรื่องของอคติเข้ามาเกี่ยวข้องได้ค่อนข้างมาก ข้อมูลที่ฝ่ายบริหารและ HR ได้รับก็จะเป็นมุมมองเพียงด้านเดียวเท่านั้น ซึ่งในหลายๆครั้งฟีดแบ็กในมุมกลับก็เป็นสิ่งที่จำเป็น ดังนั้นแล้วการเปิดประเมินจากแบบ bottom to top ก็จะช่วยให้ได้ข้อคิดเห็นดีๆหลายอย่างๆ รวมถึงได้รับมุมมองที่อาจจะคาดไม่ถึง

3.ไม่จำเป็นที่จะต้องทำเพียงแค่ปีละครั้ง

เราเข้าใจดีถึงความยุ่งยากในการจัดเตรียมการประเมินพนักงานในแต่ละครั้ง ยิ่งถ้าไม่มีระบบในการจัดการ การเปิดประเมินหมายถึงปริมาณงานมหาศาลตั้งแต่การทำแบบประเมิน การแจกจ่าย รวบรวมข้อมูล และวิเคราะห์ผล แต่การประเมินเพียงแค่ปีละครั้งนั้นนอกจากจะไม่สะท้อนความสามารถที่แท้จริงแล้ว ยังก่อให้เกิดความไม่ยุติธรรมอีกด้วย ยกตัวอย่างเช่นพนักงานคนหนึ่งอาจจะทำงานดีมาตลอดปี แต่ในช่วงเดือนก่อนการประเมินทำงานผิดพลาด นั่นย่อมหมายถึงคะแนนที่ลดลงแน่นอน ข่าวดีก็คือปัจจุบันนี้มีซอฟต์แวร์ช่วยจัดการเรื่องการประเมินพนักงานมากมาย ที่จะช่วยให้คุณเปิดประเมินได้ในไม่กี่คลิ๊ก

4.อย่าลืมจัด   1-on-1    กับพนักงานด้วย

เมื่อทำแบบประเมินจบหมด ทุกคนก็จะเกิดความคิดว่าจบเทศกาลการประเมินแล้ว หัวหน้างานทุกท่านก็มักจะเริ่มผ่อนคลายแต่จริงๆแล้วหน้าที่ของคนที่เป็นหัวหน้ายังไม่จบ เพราะการประเมินที่จะให้ผลลัพธ์ได้ดีที่สุดนั้น ทางฝั่งคนในทีมที่ได้รับการประเมินก็ควรจะทราบด้วยว่าที่พวกเขาได้คะแนนในส่วนนี้เพราะเหตุใด มีการทำงานอะไรที่พวกเขาทำได้ดี และส่วนไหนที่จะต้องปรับปรุง เป็นการคุยกันเปิดใจหลังการประเมินนอีกครั้ง ซึ่งแน่นอนว่าย่อมมีคนไม่พอใจ ทิปสำหรับการจัด 1 ต่อ 1 ที่ได้ผลนั้นคือฝั่งหัวหน้าอาจจะต้องเริ่มจากการถามตัวเองว่าจะมีอะไรที่เราช่วยให้พนักงานยังคงเอนจอยในบริษัทต่อ มากกว่าว่าเรารู้สึกกับพนักงานคนนี้อย่างไร

5.สุดท้ายอย่าลืมเอาผลลัพธ์ไปใช้

อย่างที่ได้กล่าวไปทั้งหมดตั้งแต่แรกๆ การที่ฝ่ายบุคคลมีระบบจัดการการประเมินที่ดี ไม่ได้เป็นเครื่องการันตีความสำเร็จ เพราะข้อมูลที่ดีนั้นจะไม่มีประโยชน์อะไรเลย หากไม่มีการนำเอาไปใช้วิเคราะห์ข้อมูลต่อ ดังนั้นแล้วการรวบรวมและแปลผลข้อมูลต่างๆให้ออกมาในรุปแบบที่เข้าใจง่ายและเห็น insight ได้จึงมีความจำเป็นมากๆ