อนาคตการสรรหาพนักงาน ทำความรู้จักระบบ ATS – Applicant Tracking System

เหล่า HR Recruit คงรู้ดีว่าการสรรหาพนักงานนั้นมี Process มากมายในการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน ที่ทั้งเยิ่นเยอยืดยาว ไม่ว่าจะเป็นการจัดการข้อมูลที่ซับซ้อน ทำให้ล่าช้าในการคัดกรอง รวมไปถึงการติดตามในขั้นตอนพิจารณาต่าง ๆ ซึ่งก็ทำเอา HR สับสนและปวดหัวไม่ใช่น้อย

แต่ต้องบอกเลยว่า ในช่วง 2 – 3 ปีมานี้ เริ่มมีเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเรื่องนี้ ที่จะทำให้กระบวนการสรรหาพนักงานขององค์กรของคุณสะดวกและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นั่นก็คือระบบ ATS หรือ Applicant Tracking System แล้วเจ้าระบบ ATS คืออะไร อำนวยความสะดวกในเรื่องใดให้กับ HR วันนี้ empeo จะพาคุณไปทำความรู้จักกันบทความนี้

ทำความรู้จัก ระบบ ATS คืออะไร?

ระบบ ATS หรือ Applicant Tracking System คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้กระบวนการสรรหาพนักงานเป็นเรื่องง่ายขึ้น ตั้งแต่การรับสมัคร การคัดกรองใบสมัคร จนถึงการสัมภาษณ์และเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม ระบบนี้จะช่วยให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และเป็นระบบ

ระบบ ATS เพิ่มความสะดวกให้กับ HR อย่างไรบ้าง?

1. การรับและจัดการใบสมัคร

ระบบ ATS ช่วยให้การรับสมัครงานเป็นไปอย่างราบรื่น เราสามารถประกาศรับสมัครงานบนหลายแพลตฟอร์มได้พร้อมกัน และใบสมัครที่ได้รับจะถูกจัดเก็บและจัดระเบียบในระบบทันที ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาจัดการใบสมัครด้วยตนเอง

2. การคัดกรองใบสมัคร

ระบบ ATS สามารถตั้งค่าการคัดกรองใบสมัครอัตโนมัติตามเกณฑ์ที่เรากำหนด เช่น ประสบการณ์การทำงาน คุณสมบัติทางการศึกษา หรือทักษะที่จำเป็น ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลาคัดกรองใบสมัครที่ไม่ตรงตามเกณฑ์

3. การจัดการกระบวนการสัมภาษณ์

ระบบ ATS ช่วยให้การจัดตารางสัมภาษณ์เป็นไปอย่างง่ายดาย เราสามารถส่งคำเชิญสัมภาษณ์ไปยังผู้สมัครและติดตามสถานะการตอบรับได้ในระบบเดียว ไม่ต้องใช้หลายระบบในการจัดการ

4. การสื่อสารกับผู้สมัคร

การสื่อสารกับผู้สมัครเป็นไปอย่างสะดวกมากขึ้นด้วยระบบ ATS เราสามารถส่งอีเมลหรือข้อความอัตโนมัติไปยังผู้สมัครเพื่อแจ้งสถานะการสมัครงาน การนัดหมายสัมภาษณ์ หรือการตอบรับเข้าทำงาน

5. การติดตามและวิเคราะห์ข้อมูล

ระบบ ATS ช่วยให้เราสามารถติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลการสรรหาพนักงานได้อย่างละเอียด เช่น จำนวนผู้สมัคร ระยะเวลาในการสรรหา และประสิทธิภาพของช่องทางการสรรหาต่าง ๆ ทำให้เราสามารถปรับปรุงกระบวนการสรรหาให้ดียิ่งขึ้น

6. การจัดเก็บและจัดการข้อมูลผู้สมัคร

ระบบ ATS ช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลผู้สมัครเป็นไปอย่างมีระบบและปลอดภัย เราสามารถค้นหาข้อมูลผู้สมัครย้อนหลังได้ง่าย ๆ และจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดในที่เดียว ไม่ต้องกังวลเรื่องการสูญหายของข้อมูล

7. การรายงานและการทำรายงาน

ระบบ ATS สามารถสร้างรายงานอัตโนมัติเพื่อให้เราทราบถึงประสิทธิภาพของกระบวนการสรรหา เช่น อัตราการตอบรับ การสละสิทธิ์ และการปฏิเสธ ทำให้เรามีข้อมูลในการตัดสินใจและปรับปรุงกระบวนการ

เมื่อไหร่ที่องค์กรของคุณต้องหาระบบ ATS เข้ามาช่วยงาน?

• คุณต้องนั่งอ่านใบสมัครงานกองโต และเสียเวลาในการคัดกรองใบสมัครที่ตรงกับความต้องการบริษัท และระบบ ATS ช่วยให้เราคัดกรองใบสมัครได้อัตโนมัติ ประหยัดเวลาและแรงงานได้เยอะเลย
• กังวลเรื่องการหาข้อมูลผู้สมัคร เพราะข้อมูลเก็บในรูปแบบเอกสารหรือในรูปแบบไฟล์ Excel ตัวระบบ ATS จะเข้าไปจัดการข้อมูลทั้งหมดอย่างเป็นระบบ ให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น เรียกดูย้อนหลังได้ตลอดเวลาจากที่ไหนก็ได้
• มีความผิดพลาดเกิดขึ้นในระหว่างการพิจารณาอยู่บ่อยครั้ง ไม่ว่าจะเป็นจากการประเมินจากผู้สมัคร HR หรือผู้พิจารณาสัมภาษณ์งาน และเทคโนโลยี AI และ Machine Learning จาดระบบ ATS จะช่วยประเมินผู้สมัครจากเกณฑ์ที่เรากำหนดได้อย่างแม่นยำ ลดความผิดพลาด
• การสื่อสารที่มักจะคาดเคลื่อน จากการแจ้ง email สถานะของการสมัครงานระหว่างองค์กรและผู้สมัคร เช่น email นัดสัมภาณ์/ประเมิน แจ้งผลการพิจารณา แจ้ง Offer ร่วมไปถึงการ Onboarding พนักงาน ระบบ ATS จะเข้ามาช่วนให้การสื่อสารระหว่าง HR และผู้สมัครไม่คาดเคลื่อน
• ไม่มีรายงานสรุปเพื่อการวิเคราะห์พัฒนาต่อ ระบบ ATS จะสรุปรายงานและสถิติที่เกี่ยวกับกระบวนการสรรหา ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุป

ระบบ ATS เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์และสำคัญมากในการสรรหาพนักงานในยุคดิจิทัลนี้ ช่วยให้กระบวนการสรรหาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และเป็นระบบมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนและเพิ่มความเป็นมืออาชีพในกระบวนการสรรหา ทำให้องค์กรของเรามีโอกาสหาพนักงานที่เหมาะสมและมีคุณภาพสูงมากขึ้น แต่อย่างไรการเลือกใช้ระบบ ATS เราควรพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ เช่น ขนาดขององค์กร งบประมาณ และวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ถึงความต้องการเฉพาะของธุรกิจด้วย